Digitaler Mietvertrag: So nutzen Sie ihn – Fallstricke und rechtssichere Unterschrift

Der digitale Mietvertrag wird oft als die Zukunft der Immobilienverwaltung gepriesen: ein vollständig papierloser Prozess, der von der Erstellung des Dokuments über die Verwaltung bis zur Archivierung reicht. Auf den ersten Blick sind die Vorteile für Vermieter und Mieter attraktiv: Sie sparen Zeit durch den Wegfall langer Postlaufzeiten, senken Kosten und erhöhen die Effizienz.

Wenn Sie zunächst die Grundlagen und Muster des klassischen Mietvertrags verstehen möchten, finden Sie hier unseren umfassenden Mietvertrag Ratgeber.

Doch der Schein trügt. Die Realität ist komplexer: Der digitale Mietvertrag birgt erhebliche rechtliche Fallstricke und Fehlerquellen, die seinen Komfort schnell zunichtemachen können.

Die größte Hürde liegt in der digitalen Unterschrift. Hier herrscht massive Unsicherheit, da die gesetzlichen Anforderungen in Deutschland äußerst streng sind. Ein einziger Fehler bei der Wahl der Signaturart oder der Identifizierung kann dazu führen, dass der gesamte Vertrag vor Gericht als formungültig gilt und dadurch vorzeitig kündbar wird.

Die zentrale Frage lautet daher nicht nur, wie schnell Sie unterschreiben, sondern vor allem, wie Sie sicherstellen, dass Ihr digitaler Mietvertrag trotz aller Tücken absolut rechtsgültig ist.

Was ist ein digitaler Mietvertrag?

Der digitale Mietvertrag beschreibt die vollständige, medienbruchfreie Abwicklung des gesamten Vertragsmanagements auf elektronischer Ebene. Im Kern geht es darum, alle physischen Dokumente und manuellen Schritte zu eliminieren.

Der digitale Mietvertrag umfasst in der Regel drei Kernbereiche:

1. Digitale Erstellung: Die Verwendung von Software zur automatisierten Erstellung von Vertragsdokumenten und Anlagen.
2. Digitale Abwicklung: Der Versand, die Verhandlung, die Freigabe und die rechtssichere Unterzeichnung erfolgen ausschließlich elektronisch über eine spezialisierte Plattform.
3. Digitale Archivierung: Die final signierten Dokumente werden sicher, nachvollziehbar (mittels Signaturprotokoll) und DSGVO-konform digital archiviert.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie den digitalen Mietvertrag erfolgreich in die Praxis umsetzen, welche Risiken Sie umgehen müssen und wie die zwingend erforderliche rechtsgültige Unterschrift funktioniert.

Mietvertrag digital unterschreiben: Das müssen Vermieter und Mieter wissen

Was bedeutet „Mietvertrag digital unterschreiben“ eigentlich?

Die Digitalisierung macht auch vor der Immobilienbranche nicht Halt. Einen Mietvertrag digital zu unterschreiben bedeutet, dass der gesamte Vertragsprozess – vom Versenden des Dokuments bis zur finalen Unterschrift – vollständig elektronisch abgewickelt wird.

Anstelle von Ausdrucken, Postversand und handschriftlichen Signaturen auf Papier nutzen beide Parteien eine digitale Signaturlösung. Das Ziel: Prozesse beschleunigen, Kosten senken und die Verwaltung vereinfachen.

Aber Achtung: Ein gescanntes Bild Ihrer Unterschrift in ein PDF einzufügen oder Ihren Namen unter eine E-Mail zu schreiben, ist keine rechtsgültige digitale Unterschrift im Sinne des Gesetzes. Entscheidend ist die zugrunde liegende Signaturart, um die erforderliche Rechtsverbindlichkeit sicherzustellen.

Ist eine digitale Unterschrift beim Mietvertrag rechtsgültig?

Ja – eine digitale Unterschrift kann beim Mietvertrag rechtsgültig sein.

Die rechtliche Grundlage bildet in Deutschland die EU-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS-Verordnung) in Verbindung mit den Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB).

Für bestimmte Mietverträge schreibt das Gesetz die Schriftform (§ 550 BGB) vor. Wird diese nicht eingehalten, gilt der Vertrag als auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann vorzeitig gekündigt werden – ein Risiko insbesondere bei befristeten oder gewerblichen Mietverträgen.

Gemäß § 126a BGB kann die Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden, sofern eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) verwendet wird.

Merke:
Für unbefristete Mietverträge reicht häufig eine niedrigere Signaturstufe (EES oder FES) aus, da hier keine gesetzliche Schriftform vorgeschrieben ist. Sobald jedoch eine Schriftform gesetzlich verlangt wird (z. B. bei befristeten Verträgen über ein Jahr), ist die QES zwingend erforderlich.

Welche Arten digitaler Signaturen gibt es?

Die eIDAS-Verordnung unterscheidet drei Sicherheitsstufen elektronischer Signaturen. Je höher die Stufe, desto größer ist die Beweiskraft vor Gericht.

Einfache Elektronische Signatur (EES)

Was es ist:
Die niedrigste Stufe – etwa eine eingescannte Unterschrift oder der Name unter einer E-Mail.

Relevanz für Mietverträge:
Ausreichend für Dokumente ohne Formvorschrift (z. B. Übergabeprotokolle, Nebenkostenabrechnungen) oder für unbefristete Mietverträge, die auch mündlich wirksam geschlossen werden könnten. Sie hat jedoch die geringste Beweiskraft.

Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES)

Was es ist:
Die Signatur ist eindeutig der unterzeichnenden Person zuordenbar. Jede nachträgliche Änderung des Dokuments wird erkennbar. Die Identität wird über eine zertifizierte Lösung verifiziert (z. B. per E-Mail- und SMS-Code).

Relevanz für Mietverträge:
Bietet deutlich höhere Sicherheit als die EES und wird von vielen Vermieterinnen und Vermietern für unbefristete Wohnraummietverträge genutzt. Sie ersetzt jedoch nicht die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform.

Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)

Was es ist:
Die QES ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt (§ 126a BGB). Sie erfordert eine eindeutige Identifizierung der unterzeichnenden Person (z. B. per Video-Ident-Verfahren) durch einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (VDA).

Relevanz für Mietverträge:
Zwingend erforderlich für alle Mietverträge, bei denen das Gesetz die Schriftform vorschreibt – etwa bei befristeten Verträgen über mehr als ein Jahr, Staffelmietverträgen oder Indexmietverträgen. Nur mit QES ist der Vertrag vollständig rechtsgültig und vorzeitige Kündbarkeit ausgeschlossen.

Fortgeschrittene und qualifizierte Signatur (FES/QES): So funktioniert’s rechtssicher

Die Verwendung einer fortgeschrittenen (FES) oder qualifizierten (QES) Signatur ist dank spezialisierter Anbieter wie DocuSign, Skribble, Yousign oder Adobe Sign heute sehr benutzerfreundlich.

Typischer Ablauf einer QES (für Schriftformerfordernis):

1. Identifizierung (nur QES):
   Die unterzeichnende Person wird einmalig über einen zertifizierten Anbieter identifiziert (z. B. Video-Ident oder PostIdent).
2. Signatur-Vorbereitung:
   Der Vermieter lädt den Mietvertrag auf die Plattform hoch und markiert die Unterschriftsfelder.
3. Einladung:
   Mieterin oder Mieter sowie Vermieterin oder Vermieter erhalten eine E-Mail mit der Einladung zur Unterzeichnung.
4. Zwei-Faktor-Authentifizierung (QES):
   Die Unterzeichnung wird zusätzlich durch ein Sicherheitsmerkmal bestätigt, z. B. per SMS-Code oder App-Freigabe.
5. Unterzeichnung:
   Die Signatur wird kryptografisch im Dokument verankert. Das Dokument erhält ein Signaturprotokoll (Audit Trail), das alle Schritte nachweist, und kann danach nicht mehr unbemerkt verändert werden.

Anbieter im Überblick: Wo erhalte ich eine rechtsgültige digitale Signatur (QES)?

Um die für befristete Mietverträge und Verträge mit Schriftformerfordernis zwingend notwendige Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) zu erhalten, müssen Sie einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (VDA) nutzen. Diese Anbieter sind nach der eIDAS-Verordnung zertifiziert und garantieren die strenge Identitätsprüfung.

Bekannte Anbieter, die QES für Mietverträge anbieten:

• DocuSign: Bietet eine breite Palette an Signaturlösungen, einschließlich QES (oft in Partnerschaft mit lokalen VDA).
• Skribble / Yousign / Adobe Sign: Plattformen, die speziell für rechtsgültige Signaturen in der EU entwickelt wurden und die QES-Option bereitstellen.
• d.velop: Die Signaturlösung aus dem Video

Wichtig: Achten Sie immer darauf, dass der gewählte Prozess explizit die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) und das vorgeschriebene Identifizierungsverfahren (z. B. Video-Ident) anbietet, da andere Stufen (EES oder FES) bei Mietverträgen über einem Jahr nicht ausreichen.

Echtheitsprüfung: So erkennen Sie eine rechtsgültige digitale Unterschrift

Als Vermieter oder Mieter können Sie die Gültigkeit einer digitalen Signatur leicht überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie ein rechtskonformes Dokument in Händen halten.

Achten Sie auf diese Merkmale in der finalen PDF-Datei:

1. Prüfung in gängiger Software: Öffnen Sie das signierte Dokument in einem Standard-PDF-Programm (z. B. Adobe Acrobat Reader). Dieses sollte automatisch anzeigen, dass das Dokument „zertifiziert“ und die „Signatur gültig“ ist. Bei einer QES wird oft der Name des Signierenden, der Zeitpunkt und der ausstellende VDA genannt.
2. Das Signaturprotokoll (Audit Trail): Bei rechtsgültigen Signaturen erhalten Sie zusätzlich zum Vertrag ein separates Protokoll. Dieses Audit Trail dokumentiert fälschungssicher den gesamten Prozess:
   • Die eindeutige Identifizierung der unterzeichnenden Person.
   • Den genauen Zeitstempel der Signatur (Wann und wo wurde signiert?).
   • Die Information, dass das Dokument nach der Signatur nicht verändert wurde.

Tipp: Eine einfache EES (z. B. eine eingescannte Unterschrift) löst diese Zertifikatsprüfung in der Regel nicht aus. Fehlt dieser Nachweis, sollten Sie die Rechtsgültigkeit des Vertrages sofort hinterfragen.

Häufige Fehler bei der digitalen Signatur – und wie Sie sie vermeiden

Falsche Signaturart (EES/FES bei Schriftformerfordernis)

Verträge mit Schriftformerfordernis (z. B. befristete Mietverträge über ein Jahr) sind nur mit QES rechtsgültig. Wird stattdessen EES oder FES genutzt, gilt der Vertrag als auf unbestimmte Zeit geschlossen und ist vorzeitig kündbar (§ 550 BGB).

Tipp:
Verwenden Sie immer die QES, sobald eine gesetzliche Schriftform erforderlich ist.

Nachträgliche mündliche Änderungen

Auch wenn der ursprüngliche Vertrag rechtssicher QES-signiert wurde, kann eine spätere mündliche Änderung die Schriftform verletzen.

Tipp:
Halten Sie alle Nachträge oder Ergänzungen stets ebenfalls mit QES fest.

Unvollständiges Signaturprotokoll (unzureichender Audit Trail)

Im Streitfall hat die digitale Unterschrift nur geringe Beweiskraft, wenn der Ablauf des Signaturvorgangs nicht eindeutig dokumentiert wurde.

Tipp:
Verwenden Sie ausschließlich zertifizierte Anbieter, die ein vollständiges, fälschungssicheres Prüfprotokoll (Audit Trail) erstellen – inklusive Zeitstempel, Identitätsprüfung und technischer Signaturdaten.

Welche weiteren Dokumente rund um die Vermietung digital signiert werden können

Die Digitalisierung beschränkt sich längst nicht mehr auf den Hauptmietvertrag. Viele weitere Dokumente können heute rechtssicher elektronisch unterschrieben werden – das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und erleichtert die Verwaltung.

Beispiele:

• Übergabeprotokolle (EES oder FES ausreichend)
• Mieterselbstauskünfte (EES ausreichend)
• Nebenkostenabrechnungen (EES ausreichend)
• Mietinteressenten-Vereinbarungen
• Nachträge und Anlagen zum Mietvertrag (Achtung: häufig QES erforderlich, siehe oben)

FAQ – Häufige Fragen zur digitalen Unterschrift beim Mietvertrag